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Intranets
Consejos prácticos para el desarrollo de una Intranet
Estos son algunos de los consejos que desde Fluentia sugerimos tener en cuenta a la hora de diseñar, desarrollar y gestionar una Intranet.
Usuarios y Permisos. Gestión de la Red de Valor.
Es necesario identificar, conocer, y poder involucrar a todas las personas que componen la Red de Valor de una Organización, para definir servicios de verdadero valor añadido para todos ellos.

Servicios: Guía de Usuarios y datos de contacto - Directorios - Gestión de Grupos de Usuarios - Organigramas
Gestionar el Conocimiento de la Organización
Todas las comunicaciones que se desarrollan dentro de una Organización enriquecen su “conocimiento”. por eso es importante disponer de herramientas que ayuden a hacer “fluir” estas comunicaciones entre sus miembros.

Servicios: Gestión Documental - Bibliotecas y Listas - Entornos de Colaboración - Consultas y Sugerencias
Servicios útiles para los empleados
Todos los Servicios que se implementen en la Intranet deben guardar un equilibrio entre el beneficio que reporta a la Organización y la utilidad para el empleado.

Servicios: Portal del Empleado - Gestión de Partes y Solicitudes (WorkFlows) - Formación on-line - Actualización de datos personales - Consulta de Nóminas
La colaboración como forma de trabajo
Hay que evolucionar el concepto de Intranet como un Servicio de “publicación de información”, para llegar al modelo de Intranet como “Espacio de trabajo colaborativo”. Tan importante como los Documentos (o conclusiones) que se publican en la Intranet, son los procesos (o conversaciones) que se producen para llegar a ellos.
Debemos por tanto aprender a gestionar las “conversaciones” que se producen dentro de la Organización.

Servicios: Entornos de Colaboración, Gestión de Oportunidades y Proyectos
Administración Distribuida.
Cada Servicio de la Intranet debe estar administrado de forma directa por las personas más adecuadas dentro de la Organización (en función de los contenidos que en cada uno se gestionan). Por este motivo es necesario disponer de herramientas de administración sencillas que eviten la centralización de la gestión de los contenidos, y fomenten al máximo la fluidez de la información entre todos los usuarios.

Servicios: Gestión de Grupos de Usuarios "dinámicos" (perfiles y roles)
- Gestión de Flujos de Trabajo (WorkFlows)

Mejora de Procesos

Las nuevas tecnologías están transformando la forma de gestionar muchos procesos dentro de las Organizaciones. Es el momento de analizar muchos de los procesos que se realizan, y de replantear nuevos procedimientos de trabajo más útiles y eficientes, tanto para los Usuarios que los realizan, como para el “conocimiento” general de la Organización.

Servicios: Gestión de Procesos (BPM), - Procesos de mejora continua


Contenidos personalizados: Una Intranet para cada Usuario
Una adecuada gestión de los Usuarios y sus permisos, permite parametrizar fácilmente los contenidos y Servicios a los que debe acceder cada usuario. De esta forma, aunque todos los usuarios accedan a la misma Intranet, cada uno verá unos contenidos distintos, adaptados a su nivel de acceso y a sus intereses.

Servicios: Identificación automática de Usuarios, - Opciones de Personalización

Estadísticas de Acceso y Valoración de los Servicios

Conocer la opinión de los Usuarios sobre los Servicios de la Intranet, nos permitirá planificar mejor su evolución.
Por otra parte será necesario disponer de información estadística “ponderada” sobre el acceso y la participación de los Usuarios en cada uno de los Servicios

Servicios: Estadísticas de Acceso - Valoración de los Servicios
- Sugerencias de Mejora
Estructuración de los Servicios de la Intranet. Planificación y Evolución
La estructuración de una Intranet puede articularse en base a múltiples factores dependiendo de las particularidades de cada Organización. Por esto es importante desarrollar funcionalidades “transversales” que garanticen la “flexibilidad” necesaria para afrontar re-estructuraciones futuras de los Servicios disponibles.

- FrameWork - Menú de Navegación - Búsquedas globales - Interrelación de Servicios - Multi-idioma

Difusión de la Intranet: Alertas y Notificaciones

El siguiente paso en la evolución de una Intranet es no depender de que los usuarios accedan a ella, ya que ésta se encargará de informar a cada Usuarios de las últimas novedades publicadas, o de las “conversaciones” que tiene pendiente participar.

Servicios: Boletín de Novedades - Alertas y notificaciones
- Gestión de suscripciones de los usuarios
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