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Intranets
Oferta de Servicios para el empleado
Uno de los principales ejes de acción sobre los que suele justificarse el desarrollo de una Intranet en una Organización, es el de ofrecer Servicios a sus Empleados, generalmente de carácter “administrativo”.
En FLUENTIA prestamos una especial atención a este tipo de Servicios, y consideramos que deben diseñarse siempre pensando en generar el máximo beneficio para el Usuario.
En muchos casos, la utilidad y facilidad de uso de este tipo de Servicios (que los propios usuarios demandan), se convierte en un “impulso” determinante para lograr el éxito del resto de Servicios de la Intranet.
Servicios para el empleado, beneficios para la Organización
Aunque ya hemos comentado que los “empleados” no deberían ser los únicos usuarios de una Intranet, sí que es cierto que estos serán los más numerosos, y en la mayoría de los casos, los “dinamizadores” de sus Servicios. Por este motivo es muy importante definir y ofrecer Servicios en la Intranet orientados a facilitar todo el conjunto de tareas administrativas, que estos realizan a diario, y que justificaría en muchos casos el acceso a la misma.
Toda la experiencia que el Usuario obtenga de la utilización de estos Servicios, orientados en definitiva a su propio beneficio, se convertirá en “expectativa” de uso del resto de Servicios de la Intranet en cuanto a usabilidad, velocidad, tiempos de respuesta, grado de actualización, ... etc.
Por eso consideramos que si queremos fomentar Servicios orientados a Gestionar el Conocimiento, y el Valor en general de la Organización, es necesario primero ofrecer Servicios que beneficien a cada Usuario individualmente, ya que deberán ser estos los que fomenten el uso de aquellos.
La Colaboración como forma de trabajo
Existen básicamente dos tipo de Servicios orientados expresamente a satisfacer las necesidades administrativas de los Empleados de una Organización
- Servicios “automáticos”, que generan dinámicamente información “personalizada” para cada usuario. Por ejemplo: “Consulta de nóminas”, “Solicitud de Certificados”, “Consulta/actualización de datos personales” ... etc
- Servicios que requieren “validación” o WorkFlows, donde se encontrarían todos los Servicios orientados a la Gestión de “solicitudes”, “Gestión de incidencias y partes”, “Petición de Vacaciones”, “Validación de Hojas de Gastos”, ... etc.
El primer tipo de Servicios no debería plantear mayores problemas que el de gestionar adecuadamente los permisos de acceso a las Bases de Datos administrativas, para que cada usuario tenga acceso exclusivamente a sus propios datos.
El segundo tipo de Servicios sin embargo, en los que se definen flujos de trabajo (WorkFlows) específicos para cada Servicio, es donde la experiencia nos ha permitido plantear soluciones “colaborativas”, orientadas a mejorar considerablemente el grado de satisfacción de sus Usuarios.

El objetivo es que cada Usuario disponga de las herramientas adecuadas para poder gestionar sus propias solicitudes, y pueda establecerse una comunicación directa con la persona que deban validarlas. De esta forma el sistema deberá gestionar no sólo las conclusiones o los resultados de un proceso de solicitud, sino también todas las conversaciones e intercambios de información que se han mantenido durante el proceso.
Este sistema es muy útil para la gestión de solicitudes en las que se producen muchos tipos de “excepciones”. Si al final sólo se guardasen los resultados de las solicitudes, no tendríamos forma de justificar cómo se han tomado cada una de las decisiones.
Gestión de la Red de Valor
Servicios orientados a la Gestión del Conocimiento
Oferta de Servicios para el empleado
Internetización de los procesos de Negocio
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Estaremos encantados de escucharte y ofreserte toda nuestra experiencia en este campo.
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